SOP atau POS (Makalah pada Workshop SOP di SMAN 1 Abung Semuli Lampung Utara)

Sekolah sebagai bagian dari instansi pemerintah, memiliki kewajiban yang sama dengan instansi pemerintah lainnya untuk memberikan pelayanan publik sesuai ruang lingkupnya yaitu pelayanan bidang  pendidikan.  Fokus pelayanan sekolah ditujukan kepada peningkatan  kinerja sekolah dalam menghasilkan lulusan. Dalam era globalisasi dan tuntutan pengguna lulusan,  setiap sekolah berkewajiban untuk meningkatkan mutu lulusannya agar lulusan yang dihasilkan memiliki pengetahuan dan keterampilan sehingga mereka mampu memecahkan permasalahan kehidupan dan sukses meraih prestasi belajar pada jenjang pendidikan tinggi.  Mutu lulusan suatu sekolah merupakan tolok ukur keberhasilan kinerja sekolah tersebut. Oleh karena itu, bagaimana melahirkan lulusan yang bermutu merupakan permasalahan setiap sekolah.

Berbagai standar pendidikan yang telah ditetapkan pemerintah menjadi acuan kinerja sekolah dalam upaya menghasilkan lulusan yang bermutu.  Secara umum pengertian kinerja adalah ukuran kuantitatif dan kualitiatif  yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan dengan memperhitungkan indikator masukan, proses, dan output.  Selanjutnya ahli lain mengatakan bahwa kinerja adalah kombinasi atau perpaduan antara motivasi yang ada pada diri seseorang dan kemampuannya melaksanakan suatu pekerjaan. (Fielmen, 1999). Dalam kaitan dengan kelembagaan termasuk sekolah kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seluruh warga sekolah di lembaga dengan wewenang dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan kelembagaan (sekolah).<!-selengkapnya–>

Dalam upaya mewujudkan kinerja sekolah yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya,  sekolah  perlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang standar (Standard Operating Procedure / SOP). SOP adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja sekolah berdasarkan indikator- indikator  teknis, administrasif dan procedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada sekolah yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan sesuai dengan standar-standar pendidikan. SOP tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal,karena SOP selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja sekolah juga dapat digunakan untuk menilai kinerja sekolah di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja sekolah.  Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang dibahas dalam tulisan ini berkaitan dengan SOP dan langkah langkah menyusun SOP, serta peningkatkan akuntabilitas pelayanan sekolah melalui penerapan SOP.

SOP dan Penyusunan SOP

Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara pemerintah dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip corporate governance.Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitas-aktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internal maupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan Standard Operating Procedure (SOP). Sekolah sebagai instansi pemerintah, secara otomatis mengikuti paradigma ini dengan menerapkan standar-standar pendidikan dalam mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan.

Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja sekolah dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah – langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah – langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja.

Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan sekolah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit sekolah dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart).

SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan (http://shafiyyah.blog.uns.coid/2010/02/25/sop/ dalam Angih Wanabkti P dkk., akses tanggal 10 Agustus 2015). Implementasi SOP yang baik, akan menunjukkan konsistensi hasil kinerja, hasil produk dan proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada kemudahan pegawai dan kepuasan masyarakat sebagai pelanggan pendidikan. Tujuan penerapan SOP pada suatu sekolah adalah :

  • Sebagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ uniform dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
  • Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu, sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan tertentu bagi sesama pegawai, dan pengawas.
  • Sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan tertentu bagi sesama pegawai, dan pengawas.
  • Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
  • Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
  • Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
  • Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari pimpinan/petugas yang terkait.
  • Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksana proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administrasi lainnya, sehingga sifatnya melindungi
  • Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
  • Sebagai dokumen sejarah bila di buat revisi SOP yang baru.

Jika SOP dijalankan dengan benar maka institusi/sekolah akan mendapatkan banyak manfaat dari penerapan  SOP tersebut antara lain :

  1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses pendidikan di sekolah.
  2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja
  3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan
  4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak
  5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam institusi/sekolah.
  6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan
  7. Mempertahankan kualitas sekolah melalui konsistensi kerja karena sekolah telah memiliki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis.

Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen mutu (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (lulusan sekolah) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Tambunan (2013:2), menegaskan bahwa SOP bertujuan untuk meyusun standard langkah-langkah/ alur kerja secara efektif dan efisien dalam mengatur pembuatan semua keputusan dan tindakan di dalam organisasi, baik untuk aspek operasional maupun administratif. Dengan SOP, kita akan memahami dengan jelas, apa, mengapa, dan bagaimana langkah-langkah/ alur pekerjaan tersebut.

Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkrit dari penerapan prinsip manajemen mutu yang diaplikasikan untuk instansi pemerintahan/sekolah.

Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.

Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :

  1. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
  2. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personil memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
  3. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik
  4. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian pembiayaan untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain
  5. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

 

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

  1. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dariaktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilanorganisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur-prosedurdan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; danmembuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.

Dalammenyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :

  1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;
  2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;
  3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;
  4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
  5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
  6. Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan;
  7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
  8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
  9. Pembagian tugas tepat;
  10. Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;
  11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
  12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan;
  13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
  14. Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya

Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusunan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja dan menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan kekhasan fungsi yang meliputi penyusunan langkah-langkah ,tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untuk meningkatkan kinerja sekolah secara efektif dan efisien. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP sekolah adalah :

  1. Penyusunan SOP harus mengacu pada fungsi dan peran, standar pendidikan, serta alur dokumen;
  2. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua warga sekolah;
  3. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan sekolah;
  4. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku;
  5. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan;
  6. SOP tidak terlalu rinci;
  7. SOP dibuat sesederhana mungkin;
  8. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain;
  9. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

 

Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarki struktur organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikan kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan. Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart) dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, aliran dokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memilikiSOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit kerjamemiliki lebih dari satu SOP.

Akuntabilitas kinerja Sekolah Melalui Penerapan SOP

SOP memuat informasi tentang jangka waktu pelaksanaan kegiatan, pengguna layanan, hirarkhi struktur organisasi, serta langkah-langkah kerja dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Pelaksanaan SOP dalam penyelengaraan sekolah memiliki fungsi baik sebagai alat deteksi potensi penyimpangan dari tugas pokok dan fungsi; sebagai alat koreksi atas setiap penyimpangan yang terjadi; sebagai alat evaluasi untuk meningkatkan kinerja ke tingkat yang lebih efektif, efisien, profesional, transparan dan handal. Kinerja sekolah yang efisien merupakan syarat mutlak bagi sekolah untuk mencapai tujuannya dan merupakan salah satu alat terpenting dalam membawa sekolah dalam mewujudkan visi dan misinya.

Evaluasi kinerja pada sekolah memiliki kekhususan tersendiri yang membedakannya dengan evaluasi kinerja pada organisasi privat yang berorientasi eksternal (pelayanan) dan dilandasi oleh motif mencari keuntungan.  Penilaian kinerja sekolah bersifat internal didasarkan pada SOP dan pengendalian program kerja sekolah. Kedua jenis standar ini (eksternal maupun internal) diarahkan untuk menilai sejauh mana akuntabilitas kinerja sekolah dapat dicapai. Artinya, standar eksternal maupun standar internal pada akhirnya akan bermuara pada penilaian tercapainya masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results), manfaat (benefits) dan dampak (impacts) yang dikehendaki dari suatu program.

Pada prinsipnya, standar operasional prosedur lebih diorientasikan pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan sekolah termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sekolah. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya, termasuk dalam pelaksanaan program/kegiatan.

Menyadari pentingnya SOP dalam penyenggaraan sekolah dan hasil kajian

menunjukkan tidak semua sekolah  memiliki SOP, maka perlu didorong untuk dinas terkait memfasilitasi semua sekolah dalam lingkungannya untuk menyusun SOP. Seharusnyalah setiap sekolah sebagai lembaga pelayanan publik memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja sekolah dapat dievaluasi dan terukur. Dengan demikian, pelayanan pendidikan kepada masyarakat dapat ditingkatkan terus menerus.

Penutup

Berdasarkan pada uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan sekolah termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sekolah. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan program.

Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja sekolah umumnya didasarkan pada standar eksternal (BAN dan Dinas Pendidikan) padahal sebagai bentuk organisasi publik, sekolah memiliki karakteristik khusus yakni sifat birokratis dalam internal organisasinya. Oleh karena itu apabila pedoman yang sifatnya internal ini jika digabungkan dengan pedoman eksternal (penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas, maka akan mengarah pada terwujudnya akuntabilitas kinerja sekolah.

 

Rujukan

Tulisan ini bersumber dari beberapa buku dan makalah yang relevan dengan penyusunan SOP, dan disarankan untuk membacanya sebagai kajian lebih lanjut. Adapun sumber-sumber bacaan tersebut antara lain:

Atmoko, Tjipto. 2008. SOP dan Akuntabilitas Instansi Pemerintah. Makalah Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta.

Depdiknas. 2005. Kinerja Sekolah. Jakarta: Direktorat PLP

Gaspersz, Vincent. 2007. Organizational Excellence.  Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Habibi, Beni. 2003. Budaya organisasi, Kompensasi, Kompetensi Pedagogik dan pengaruhnya terhadap Kinerja Guru. Tesis pada FKIP Universitas Pancasakti Tegal. Tidak diterbitkan

David, Fred. 2004. Manajemen Strategis. Konsep. Jakarta: Indeks

Syaodih Sukmadinata, Nana, dkk. 2006. Pengendalian Mutu Pendidikan Sekolah Menengah. Konsep, Prinsip dan Instrumen. Bandung: Refik

2 tanggapan pada “SOP atau POS (Makalah pada Workshop SOP di SMAN 1 Abung Semuli Lampung Utara)”

Tinggalkan Balasan